THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN TẠI VIỆT NAM
Nền kinh tế Việt Nam hiện nay đã và đang vươn mình lớn mạnh nhờ Chính phủ có chính sách thu hút được nhiều nhà đầu tư trong và ngoài nước đến đầu tư và phát triển kinh doanh.
Do đó, nhu cầu thành lập nơi để tiện giao dịch, các công ty, doanh nghiệp sẽ lựa chọn thành lập Văn phòng đại diện như một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện.
Để hiểu rõ hơn quy định pháp luật về thành lập văn phòng đại diện, hãy cùng tìm hiểu thông qua những chia sẽ của Ths, Luật sư Lê Bá Thành thuộc Hãng Luật Thành Công.
I. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?
Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.
Về hoạt động kinh doanh: Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới. Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.
Về thẩm quyền: Riêng về việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.
Về tài chính: Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện. Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.
II. CÁC BƯỚC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
Bước 1: Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo đăng ký hoạt động Văn phòng đại diện(Theo mẫu Phụ lục tại Thông tư 20/2015/TT-BKH)
- Quyết định của Hội đồng quản trị về việc lập Văn phòng đại diện;
- Biên bản của Hội đồng quản trị về việc lập Văn phòng đại diện
- Quyết định bổ nhiệm Người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục này;
- Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân, Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu Người đứng đầu Văn phòng đại diện
Bước 2: Nộp hồ sơ qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia : Dangkykinhdoanh.gov
- Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu)
- Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản;
- Doanh nghiệp tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ trong vòng 3 ngày làm việc.
Trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Nhận kết quả hồ sơ đăng ký Văn phòng đại diện
Lưu ý của Ths, Ls Lê Bá Thành về điều kiện thành lập Văn phòng đại diện Công ty TNHH
- Địa chỉ đăng ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty không được là tập thể và nhà chung cư.
- Cần phải xác định tên của văn phòng đại diện của công ty có phù hợp pháp luật không?
- Ngành nghề kinh doanh của văn phòng đại diện khác với ngành nghề kinh doanh của công ty mẹ…
III. THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÔNG TY TNHH
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo hồ sơ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
Doanh nghiệp muốn mở văn phòng đại diện thì phải có đầy đủ các điều kiện để thực hiện, cũng như cũng phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ thủ tục để tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH.
Thành phần hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm:
- Thông báo lập văn phòng đại diện theo mẫu quy định
- Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện (Đối với công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn);
- Quyết định thành lập văn phòng đại diện;
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện nếu người đứng đầu văn phòng đại diện không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty;
- 01 bản công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;…
Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Có 2 cách thực để nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty TNHH
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và đầu tư nơi mở văn phòng đại diện.
- Nộp hồ sơ qua trang mạng điện tử theo đúng quy trình của Cổng thông tin quốc gia về thành lập doanh nghiệp.
Bước 3: Nhận kết quả
Nếu như hồ sơ đăng ký của bạn hợp lệ thì trong khoảng thời gian nhất định bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện theo đúng quy định của pháp luật.
Nếu như hồ sơ chưa hợp lệ, thì Phòng đăng ký doanh nghiệp sẽ thông báo để bạn kịp thời sửa đổi và bổ sung hồ sơ theo quy định.
Lg Phạm Đình Tuấn Khanh thuộc Hãng Luật Thành Công liên hệ cơ quan nhà nước thành lập văn phòng đại diện
IV. THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CÔNG TY NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanhtheo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
- Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).
2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
- Bản hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
- Bản dịch công chứng báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
- Bản dịch công chứng hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
- Hợp đồng thuê văn phòng sao y chứng thực;
- Bản công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
- Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật
Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.
3. Các bước thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài:
Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;
Bước 2: Khắc dấu tròn và đăng ký mẫu dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;
Bước 3: Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.
5 lưu ý của Ths, Luật sư Lê Bá Thành về các trường hợp không được thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam:
Cơ quan cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong các trường hợp sau đây:
- Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện quy định nêu trên.
- Thương nhân nước ngoài chỉ kinh doanh hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục hàng hoá, dịch vụ cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
- Có bằng chứng cho thấy việc thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài gây phương hại đến quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức, thuần phong mỹ tục Việt Nam và sức khoẻ của nhân dân, làm huỷ hoại tài nguyên, phá huỷ môi trường.
- Nộp hồ sơ không hợp lệ và không bổ sung đủ hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép.
4. Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:
- Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
- Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
- Người đứng đầu văn phòng đại diện;
- Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
- Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
- Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
5. Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam:
- Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương.
- Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
6. Các thủ tục sau thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Mở tài khoản chuyên chi bằng ngoại tệ và tài khoản chuyên chi bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại Ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Định kỳ hàng năm, trước ngày 30 tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện, phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở Công thương (theo mẫu);
- Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
- Xin cấp giấy phép lao độngcho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
- Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Nộp thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có). Lưu ý, khi nộp thuế lưu lại toàn bộ tờ khai nộp thuế và biên lai thu thuế của cơ quan nhà nước và quyết toán thuế thu nhập hàng năm cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
- Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;
7. Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
- Giấy phép hoạt động;
- Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
- Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
- Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.
Xem thêm: Thành lập chi nhánh công ty
Hãng Luật Thành Công (TC Lawyers) được thành lập bởi các Luật sư, Luật gia và các Chuyên gia về pháp luật, luôn không ngừng phấn đấu để trở thành đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ pháp lý cho tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp hàng trong và ngoài nước.
Với phương châm là “Sự hài lòng của Quý khách hàng chính là tiêu chí để đáng giá chất lượng dịch vụ của chúng tôi”, chúng tôi cam kết cung cấp các dịch vụ có chất lượng vượt trội hơn so với sự mong đợi của Quý khách hàng, với thái độ tận tậm, tận tụy, chuyên nghiệp, coi quyền lợi của Quý khách hàng chính là quyền lợi của Công ty để nỗ lực đạt được kết quả cuối cùng thật sự hoàn hảo và thoả mãn được các yêu cầu của Quý khách hàng.
Uy tín của Hãng Luật Thành Công đã được nhiều Lãnh đạo cấp cao của các doanh nghiệp chứng nhận:
Văn phòng đại diện phù hợp với những công ty chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ hợp pháp cho một người đại diện để tiện giao dịch tại các địa phương khác với nơi đặt trụ sở chính của công ty. Mọi hoạt động như kê khai thuế, phát hành hoá đơn vẫn kê khai và báo cáo ở nơi công ty đăng ký kinh doanh.
Do đó, các doanh nghiệp muốn có một địa chỉ hợp pháp để tiện giao dịch với các đối tác tại cùng địa bàn, mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời thì nên thành lập Văn phòng đại diện.
Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, thủ tục đăng ký thành lập Văn phòng đại diện vì không nắm rõ và không thường xuyên cập nhật các quy định mới nên dẫn đến tình trạng thiếu hồ sơ, nộp hồ sơ sai đơn vị hay bỏ sót các thủ tục, gây mất thời gian và đem lại nhiều phiền toái.
Để nắm rõ hơn và nhận được tư vấn cụ thể, nhanh chóng, chính xác đối với từng tình hình Doanh nghiệp, bạn đừng ngần ngại liên hệ với Hãng Luật Thành Công theo địa chỉ:
- Trụ sở chính: Số 114D đường Lê Lợi, Phường 4, Quận Gò Vấp, TP. Hồ Chí Minh
- CN Hóc Môn: Số 004A-004B Bùi Công Trừng, Ấp 3, Xã Đông Thạnh, Huyện Hóc Môn, TP. Hồ Chí Minh
- Hotline: 1900 633 710
- Email: [email protected]
- Website: hangluatthanhcong.vn